伝え方はコツをつかむことで 改善される


どーも。伝えることが仕事のタキト(Takito_will)です。

私は広告代理店で働いているため仕事上、伝えることにこだわって日々仕事をしています。いうならば、伝えることでお金を稼いで生活をしています。 

伝え方が9割という本がベストセラーになるほど、皆さん伝え方に悩んでいたりうまく伝えることができるようになりたいという思いが強いのでしょう。

僕が読んだ時はまだ出てなかったのですが、今では漫画版も発馬されているので本が苦手な方にもぜひ読んでいただきたい一冊です!

一番重要なのは話す「順番」

話す上で一番大事なのは「内容」と勘違いしている人が多いです。そして話す内容ばかり詰めて納得したらそのままアウトプットする人がいますが、これでは内容を詰めた意味がありません。

一番重要なのは「伝える順番」です。

◎例文◎

ゴール(伝えるべきこと)
▪︎天気悪くなるから傘を持っていくべき 

▪︎パターン1
今日傘持って行った方が良いよ!(結論)
⇩⇩⇩
天気予報だと午後から雨らしい。(理由)
▪︎パターン2
天気予報だと午後から雨らしい。(理由)
⇩⇩⇩
今日傘持って行った方が良いよ!(結論)

順番が重要と言いますが、このような短い文章(内容)であれば
それほど順番を意識する必要はありません。

ただ、実際の商談や報告のメールなど、長くなる時は順番を意識する必要があります。内容は一つ一つの内容はとても良いのに、結局何を言いたいのかわからないことがとても多いです。

伝える順番により伝わり方が変わる例

 さっきの例とは違い、伝える順番に工夫が必要な例で考えてみましょう。

◎良い例◎
▪︎表参道の美味しいランチについて


この間話した表参道のお店について連絡するね。
ここのお店のオススメは、ハンバーグだよ。
とてもジューシで肉厚なのがたまらないね。

しかも、¥500とお値段がとてもお得なの!!
是非食べに行って欲しいな〜

×悪い例×
この間表参道でいいランチのお店見つけたって言ったじゃん??そこのめちゃめちゃジュージで¥500とお得なお値段で肉厚なハンバーグがオススメだよー!是非行ってみて欲しいな〜

どちらの記載方法がわかりやすいか、一目瞭然だと思います。
大きな違いは下記の通りです。

    • まず何についての情報か明記
    • 情報の種類をまとめる
    • 改行、文面上の言葉遣い

何についての情報か

文章が長くなる時は、何についての情報か最初に書くことが大切。この記載があると、読み手はこれからどんな情報を読むのか身構えるので伝わり方が格段に変わる。

反対にこの記載がないと、文章を読みながら何の話かを理解しながら読み進めないといけなくなる。全くスタート地点が違うのがお分かりいただけるでしょうか?

これは、

・地図を持った上で洞窟に入るのか
・洞窟に入ってから地図を探しながら進み続けるか

これくらいの大きな差があるのです

タキト
冒頭に何について書くこと=その文章の地図となるんだね

情報の種類をまとめる

何か一つを伝えるにしても様々な種類の情報が出てくるよね。
さっきの例だとこのようにまとめることができる。

・ハンバーグ
➡︎ジューシー、肉厚

・値段
➡︎¥500

さっきの例はこの2種類のみだけど、良い例は種類ごとにまとめて書いているのに対して、悪い例はごちゃ混ぜになっているのがわかると思います。

これは、紅白2種類のボールのまとめ方を想像して欲しい。

良い例:紅白別々に整理
悪い例:紅白ごちゃ混ぜに整理

この状態で、紅白のボール数を数えと言われたらどうでしょう?ボールの数(=情報の量)が多ければ多いほど、ごちゃ混ぜに整理してしまうと数えるのが大変になってしまいます。

この例からお分かりいただけるように、同じ種類の情報はしっかりとまとめて伝えることが伝える上でとても重要です。

タキト
悪い例は「商品」と「値段」の情報がごちゃ混ぜで頭に入りにくいよね。。

改行、言葉遣いの工夫が大切

同じ内容の文章を書くにしても「改行」する場所、「言葉遣い」で伝わり方が全く変わります。

先ほどの例で行ごとにまとめると、、、

◎良い例◎
主題:ランチの情報
商品情報:ハンバーグについて
値段:¥500
×悪い例×
分類不可能。。。。

このように大きく違います。

良い例の方はこれだけで何の情報か伝わりますね。
このように一つのまとまりで一つの情報でまとめられると読み手に情報がスッと入ります。また、会話ではなく文面で情報を伝えるときには言葉遣いにも注意が必要です。

まとめ

基本的には伝わりやすい文章は短いです。
文章はあまり長く続けずに、適度に区切ると良いです。

今回のお伝えしたものは特別なテクニックが必要な訳ではなく、意識するだけで改善できるものです。

自分の伝えたいことがすんなり伝わるととても気持ちの良いものですし、伝えられた方とも円滑なコミュニケーションを取ることができて、仕事がスムーズに進みますよ!

ABOUTこの記事をかいた人

人生いかに自分らしく、楽しく過ごすことができるか日々模索中。自分自身が楽しむのはもちろん、自分の関わる人が一人でも多く喜んでもらえる人間になりたいと思ってます。 仕事への価値観や時事ネタへの意見などジャンルフリーで描いています。 詳しいプロフィールはこちら